Upoważnienia – czy każdy pracownik przetwarza to, co powinien?
Gdyby tak można było nadać pracownikowi upoważnienie raz i uznać sprawę za zamkniętą… Co możesz zrobić, aby upoważnienia Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych były aktualne i dotyczyły dokładnie tych danych, które pracownik powinien przetwarzać?
Rotacja pracowników, zmienność zadań, ale także modyfikacje w czynnościach przetwarzania danych sprawiają, że obszar upoważnień należy stale aktualizować i okresowo weryfikować. Skala trudności tego zadania rośnie wraz z ilością zatrudnionych pracowników czy współpracowników. Co więcej, np. w przypadku naruszeń, istotne będzie wykazanie, że osoby, które przetwarzały dane miały do tego odpowiednie upoważnienia. Jaki z tego wniosek? Upoważnienia same w sobie nie są skomplikowane, problemem może być ich ilość i aktualność. System do RODO iGDPR pozwoli zarządzić tym procesem i prowadzić rejestr upoważnień tak, by był uporządkowany i przejrzysty. Znajdziesz tam niezbędne narzędzia, które ułatwią Ci to zadanie.
Sprawne zarządzanie procesem nadawania, weryfikacji i odbierania upoważnień
Dane osobowe mogą być przetwarzane na polecenie i w imieniu administratora przez osoby fizyczne, takie jak pracownicy czy współpracownicy. Nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powinno mieć formę pisemną. System iGDPR umożliwi Ci nadawanie i zarządzanie upoważnieniami do przetwarzania danych oraz ich okresową weryfikację lub cofanie. Upoważnienia nadaje się w oparciu o Rejestr czynności przetwarzania. Administrator poleca osobie upoważnionej przetwarzanie danych tylko w zakresie niezbędnym do realizacji określonych czynności przetwarzania danych. System umożliwi Ci obsługę pełnego procesu: najpierw wnioskowanie, dalej akceptację, i ostateczne zatwierdzenie, aż w końcu nadanie upoważnienia. W chwilę później utworzysz końcowy dokument w formacie PDF, który możesz automatycznie przesłać pocztą elektroniczną do osoby upoważnionej. Domyślny wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zdefiniowano w Systemie. Posiadając odpowiednie uprawnienia można ten wzór modyfikować, bądź stworzyć nowy.
Jak zarządzać upoważnieniami procesowo?
Przeczytaj czego wymaga UODO podczas kontroli w zakresie upoważnień i jak prowadzić ich ewidencję bez chaosu.
Czytaj artykułEstimated reading time: 2 minuty
